Home Actualidad Datos Personales en Resolución de Conflictos y su Gestión

Datos Personales en Resolución de Conflictos y su Gestión

by Redacción AMediar News
387 visitas

La Gestión de los Datos Personales en la Resolución Extrajudicial de Conflictos

RGPD

#RGPD

Cuando el 7 de julio de 2012 se aprobó la Ley 5/2012, de 6 de julio, de mediación en asuntos civiles y mercantiles, se creó una disciplina que hasta el momento se circunscribía al ámbito familiar.

Con esta ley y su reforma en noviembre de 2017 los profesionales de la mediación pueden actuar en cualquier parte del territorio nacional gestionando conflictos en materia de familia, escolar, intercultural, mercantil, civil, penal (solo en casos de faltas), laboral (entendida como conflictos entre empleados y no entre estos y la empresa) y de consumo.

Según el art. 1 de la Ley de Mediación en asuntos civiles y mercantiles,

. . .la define como “aquel medio de solución de controversias, cualquiera que sea su denominación, en que dos o más partes intentan voluntariamente alcanzar por sí mismas un acuerdo con la intervención de un mediador”. Por tanto, tenemos dos o más personas que están inmersas en un conflicto y un tercero neutral, llamado mediador, que ayuda a que las partes lleguen a un acuerdo. La mediación puede llevarse a cabo extrajudicialmente o ya iniciado un proceso judicial.

protección de datos

I Encuentro Latinoamericano de Resolución de Conflictos 4.0

La importancia del papel del mediador es fundamental para un acuerdo satisfactorio que beneficie a todas las partes.

La mediación pretende que no exista un ganador y un perdedor. Y para ejercer su función es necesario recabar información personal, circunstancias que generan el conflicto y las posibles soluciones. Esa información se reúne poco a poco, siguiendo las diferentes etapas establecidas en el proceso de mediación.

Con la aprobación de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales,

. . .el mediador tiene, como profesional, ciertas obligaciones en la recopilación, almacenamiento y tratamiento de esa información obtenida en las distintas sesiones de mediación y una vez finalizada.

¿Cuáles son las etapas de la mediación y los datos incluidos en la LOPDGDD?

1. Fase informativa

Tal y como establece el art. 6 de la Ley de mediación, es totalmente voluntaria. Las partes tienen la plena libertad de elegir si inician el proceso o rechazarlo. Para tomar esa decisión, el mediador abre una fase inicial donde informa sobre la mediación, los derechos y deberes de cada uno, las distintas etapas, etc. Si están de acuerdo se firma un contrato de servicio de mediación. Además, al recopilar y tratar datos personales, en el contrato debe constar el consentimiento de las partes (art. 6 LOPDGDD). En esta fase la información personal es básica y, por tanto, no entra en las categorías especiales de datos.

Cuando una o varias partes son menores de 14 años, como el caso de mediación escolar o penal de menores en actos tipificados como faltas, el art. 7 de la  LOPDGDD establece que deben dar su consentimiento los que ostenten la patria potestad o tutela.

Knowmads Experiences Day 2019 en Granada

2. Fase de creación de confianza y planteamiento de los hechos

A partir de aquí ya puede hablarse de mediación que se llevará a cabo en un determinado número de sesiones según la tipología del conflicto.

En esta fase el mediador necesita crear un ambiente de confianza para que las partes puedan exponerle sus puntos de vista sobre el conflicto. Algunos profesionales prefieren realizar una o varias sesiones individuales para que las personas puedan hablar con mayor libertad, mientras que otros comienzan directamente con sesiones conjuntas. En ambos casos, el mediador normalmente utiliza un rotafolios, cuadernos u hojas de papel para tomar apuntes e impresiones sobre lo que se habla. Esto le ayuda posteriormente a definir los puntos que desarrollan el conflicto para abordarlos y darle una solución.

En los casos de mediación familiar,

. . .que actualmente se abordan más, encontramos información íntima, emocional, filio-parental, económica y social que, en conjunto, puede crear un perfil más preciso. Si además se obtiene información confidencial en sesiones individuales, la recopilación y gestión de los datos personales debe abordarse con mucho cuidado y diferenciar lo que puede hacerse público o no en el resto de las sesiones conjuntas.

La mediación familiar quizás sea la más compleja a la hora de tomar medidas de seguridad en el control de los datos personales porque se trabaja en un ámbito que pertenece a la esfera personal e íntima. Si en la disputa existen menores por medio, como en los casos de separación o divorcio, el mediador ha de reforzar y poner todos los medios para garantizar la confidencialidad y la intimidad.

Cuando se trata de mediación penal,

. . .en actos tipificados como faltas, el art. 10.3 de la LOPDGDD establece que “los tratamientos de datos referidos a condenas e infracciones penales, así como a procedimientos y medidas cautelares y de seguridad conexas solo serán posibles cuando sean llevados a cabo por abogados y procuradores”. Actualmente la práctica de la mediación penal hace que los mediadores también accedan a dichos datos y los incluyan en sus anotaciones. Por lo pronto no hay impedimento alguno por parte de jueces y fiscales en el acceso de los mediadores.

3. Fases de creación de alternativas, negociación y toma de decisiones y redacción de un acuerdo

El resto de fases consisten en trabajar el conflicto para llegar a un consenso. El resultado puede ser la firma de un Acuerdo que les vinculan u obligan. El acuerdo es el único documento no confidencial que puede ser exhibido ante toda persona que tenga un interés legítimo.

No todas las fases se realizan en una sola sesión, por lo que al término de esta el mediador redacta un Acta donde queda reflejado en qué punto está la mediación, los progresos realizados, la toma de decisiones, la actitud de las partes y aspectos a valorar en las siguientes sesiones. Se trata de un documento meramente informativo sin valor vinculante y, por tanto, queda dentro de la esfera confidencial de la mediación.

Relatos de Mediación Capítulo VII

La obligación del mediador con respecto al tratamiento de la información personal

Hasta el momento puede verse que los datos personales son recopilados en las distintas etapas de la mediación y almacenados en:

  • a) Contrato de mediación
  • b) Rotafolios, cuadernos, hojas de papel que se guardan en expedientes
  • c) Actas realizadas en las distintas sesiones
  • d) Acuerdo final

La mayoría de la información está en soporte papel con la posibilidad de digitalizarse. Y es obligación del mediador tomar “las medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de garantizar y acreditar que el tratamiento es conforme al RGPD y a la LOPDGDD (art. 28.1 de la LOPDGDD). La información personal contenida en las Actas, apuntes, notas, etc., debe ser guardada una vez terminado el proceso de mediación, tanto si hay acuerdo como si no.

En ningún caso,

. . .el mediador puede realizar informes sobre la evolución de la mediación ni revelar información obtenida en sesiones individuales siempre y cuando la persona afectada así lo especifique. Este último punto es muy importante ya que algunas personas deciden iniciar un proceso de mediación para obtener información de la otra persona y así conseguir material que le ayude a utilizarlo como “arma” ante un juicio contencioso.

Si la mediación no finaliza en acuerdo y las partes inician un proceso judicial, es muy posible que el mediador sea llamado como testigo. En estos casos, el art. 5 de la LOPDGDD y el art. 9 de la Ley de Mediación les amparan con el deber de confidencialidad, por lo que solo pueden revelar aquella información que las partes autoricen.

Responsabilidad de la Abogacía & Cultura del Acuerdo

protección de datos

Conclusión

Como profesionales Autónomos, Asociaciones, Fundaciones o Entidades de Mediación que tratan datos personales, en virtud del art. 37 y siguientes de la LOPDGDD están obligados a nombrar un Delegado de Protección de Datos, figura profesional creada en por el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos, y que pueden consultar en este artículo publicado por Tomás Prieto DPD (Delegado de Protección de Dastos en IIPSI – Instituto Internacional de Privacidad y Seguirdad)

Es muy importante que el mediador sepa gestionar, organizar y garantizar la seguridad de la información que obtiene en los procesos de mediación cualquiera que sea el ámbito del conflicto.

Una brecha como la pérdida de unas notas o la revelación de información confidencial obtenida por una de las partes en sesión individual puede derivar en responsabilidad administrativa, civil e incluso penal.

No obstante, no se le puede imputar filtraciones realizadas por una de las partes en conflicto o cuando le sea dada información personal errónea directamente del afectado, siempre y cuando el mediador haya tomado todas las medidas posibles para actualizarla (art. 4 de la LOPDGDD).

 

Ceferino García Valdecasas, Especialista en Privacidad y Seguridad de la Información

Blog Profesional 

Recibe nuestras novedades en tu correo electrónico

He leído y acepto la política de privacidad

Autorizo a que mis datos personales sean tratados y queden registrados ante el responsable del fichero (Fco. Tomás Prieto Moraleda) para recibir información de publicaciones, promociones de productos y/o servicios y recursos exclusivos. Sus datos serán cedidos a Mailchimp, nuestro gestor de newsletter. La legitimación se realiza a través del consentimiento del interesado. En cualquier momento puede ejercer su derechos remitiendo un correo electrónico a info@amediar.info.

 

 

Entradas relacionadas

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.